Tedarikçi Yetkilisi Aydınlatma Metni

KARSLIOĞLU KIRTASİYE SAN. VE TİC. A.Ş.

HİZMET ALIMLARINA YÖNELİK TEDARİKÇİ YETKİLİSİ AYDINLATMA METNİ

(ŞİRKET VEYA İŞLETME SAHİBİ/İMZA YETKİLİSİ)

Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Bu kapsamda isim, soy isim, telefon numarası, e-posta adresi, fatura, ödeme bilgileri gibi kişiyi tanımlayan tüm bilgiler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK”) kişisel veri olarak tanımlanmaktadır.

Tüzel kişi bilgileri (örneğin anonim şirketi, limited şirketinin banka hesabı, ödeme bilgisi, adresi gibi) kanun kapsamında kişisel veri olarak tanımlanmamaktadır. Ancak tüzel kişinin yetkililerine (örneğin şirketin imza yetkilisinin adı, soyadı, imzası gibi) ait bilgiler kişisel veridir. Yine, şahıs olarak ticari faaliyet gösteren kişi bilgileri (şahısın adı, soyadı, kimlik numarası, hesap bilgileri gibi) kişisel veri olarak kabul edilmektedir.

Kişisel verilerin işlenmesi ise; bu tür bilgilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, kullanılması gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir. Örneğin ödeme gerçekleştirilmesi veya iletişim kurulması bir veri işlemedir.

KVKK’nın 10. maddesine istinaden, kişisel verilerinizin işlenme ve kullanım süreçleri ile ilgili sizleri bilgilendirme yükümlülüğümüz bulunmaktadır. İşbu aydınlatma metni, sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Karslıoğlu Kırtasiye Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Veri Sorumlusu”) olarak gerçekleştirmiş olduğumuz faaliyetlerimizden kaynaklı olarak sizlerin birtakım kişisel verisini işlemekteyiz. KVKK kapsamında kişisel verilerinizin işlenmesi, üçüncü kişilere aktarılması, kişisel verilerinizin toplanma yöntemleri ve hukuki sebepleri ile KVKK’da yer alan haklarınız konularında detaylı bilgilere işbu aydınlatma metninden ulaşabilirsiniz.

Bizlere ileteceğiniz kişisel verilerinizi hassas bir şekilde korumaya özen göstermekteyiz.

Gerçekleştirmiş olduğumuz faaliyetlerimizde kişisel verileri KVKK’da yer alan aşağıdaki veri işleme şartlarına (hukuki sebep) bağlı kalarak işlemek durumundayız:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (“m.5/2-a”),
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (“m.5/2-c”).
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (“m.5/2-ç”).
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (“m.5/2-e”).
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (“m.5/2-f”).

A. Hangi Kişisel Verileriniz İşlenecektir?

Sizlerle olan ilişkimiz sürecinde aşağıdaki kişisel verileriniz işlenecektir:

• Kimlik bilgisi (Adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız)
• İletişim bilgisi (Telefon numaranız, e-posta adresiniz, adresiniz)
• Hukuki işlem bilgisi (İmzanız, kaşeniz, hizmet detaylarınız, şirket bilgileri, hukuki süreçler ile ilgili dosya bilgileri)
• Finans bilgisi (Ödeme, proforma, fatura ve banka bilgileriniz)

B. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları, Aktarım Detayları, Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri Nelerdir?

• Teklif, sözleşme ve ek protokol kurulması amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız), iletişim bilginiz (telefon numaranız, e-posta adresiniz, adresiniz), hukuki işlem bilginiz (imzanız, kaşeniz, hizmet detaylarınız, proforma bilgileriniz, şirket bilgileriniz) ve finans bilginiz (ödeme ve banka bilgileriniz) işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden veya şirket yetkilinizden telefon aracılığıyla iletişim kurarak, e-posta kanalıyla (kısmen otomatik yollarla) ve/veya fiziki olarak (otomatik olmayan yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgilerinizi m. 5/2-c ve f kapsamında işlemekteyiz.
• Fatura, makbuz vb. muhasebe süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız), iletişim bilginiz (e-posta adresiniz, adresiniz), hukuki işlem bilginiz (imzanız, kaşeniz, hizmet detaylarınız, şirket bilgileriniz) ve finans bilginiz (ödeme, fatura bilgileriniz) işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden veya şirket yetkilinizden telefon aracılığıyla iletişim kurarak, e-posta kanalıyla (kısmen otomatik yollarla) ve/veya fiziki olarak (otomatik olmayan yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgileri muhasebe işlemlerimizin yerine getirilmesi amacıyla hizmet aldığımız özel hukuk kişisine (mali müşavir), iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması amacıyla muhasebe alanında destek aldığımız yazılıma ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (vergi dairesi gibi) aktarmaktayız. Bu bilgilerinizi m. 5/2-a, c ve ç kapsamında işlemekteyiz.
• İthalat süreçlerimizi gerçekleştirmek için sizin hazırladığınız proforma ve içerdiği bilgileriniz işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden e-posta ortamında (kısmen otomatik yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgilerinizi m. 5/2-c ve ç kapsamında işlemekteyiz. Bu bilgileri iş faaliyetlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla gerçek veya özel hukuk kişisi olarak gümrük müşavirliğine ve gümrük müşavirliği aracılığıyla Gümrük Müdürlüğü’ne aktarmaktayız. Ayrıca ek olarak lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla tedarikçimize (nakliye işlemini gerçekleştiren kişi/kurum) aktarmaktayız.
• Ödeme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız), hukuki işlem bilginiz (hizmet detaylarınız, şirket bilgileriniz), finans bilginiz (ödeme bilgileriniz) işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden telefon aracılığıyla iletişim kurarak, e-posta kanalıyla (kısmen otomatik yollarla) ve/veya fiziki olarak (otomatik olmayan yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgileri ödeme işlemlerimizin yerine getirilmesi amacıyla ödeme kanalına (özel hukuk tüzel kişisi olarak bankaya) aktarmaktayız. Bu bilgilerinizi m. 5/2-a, c ve ç kapsamında işlemekteyiz.
• Aydınlatma metni vb. dokümanlarla ilgili hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız) ve hukuki işlem bilginiz (imzanız, kaşeniz) işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden fiziki olarak (otomatik olmayan yollarla) veya e-posta kanalıyla (kısmen otomatik yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgilerinizi m. 5/2-ç, e ve f kapsamında işlemekteyiz.
• İletişim süreçlerinin yerine getirilmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız), iletişim bilginiz (e-posta adresiniz, telefon numaranız), özlük bilginiz (şirket bilgisi) ve belirtmiş olduğunuz diğer bilgileriniz işlenecektir. Bu bilgileri sizlerden veya şirket yetkilinizden fiziki, sözlü veya telefon aracılığıyla (otomatik olmayan yollarla) ya da elektronik posta aracılığıyla (kısmen otomatik yollarla) elde etmekteyiz. Bu bilgileri sizlerle iletişim kurmanızı istediğiniz e-posta kanalı haricinde herhangi bir yere aktarmamaktayız. Kimlik ve iletişim bilgilerinizi m. 5/2-c ve e kapsamında işlemekteyiz. KVKK kapsamında kişisel verilerin yurt dışına aktarılması, ilgili kişinin açık rızasına tabi bir durumdur. Gmail, Hotmail, Yandex, Outlook, Whatsapp vb. uygulamalar yurt dışı sunucularında çalışması nedeniyle bu uygulamalar üzerinden iletişim kurulması durumunda kişisel verileriniz yurt dışına aktarılacaktır. Bu nedenle, belirtilen uygulamalar vasıtasıyla veya bu uygulamalar olmaksızın yurt dışında iseniz sizlerle iletişim kurabilmemiz için açık rızanızı bizlere bildirmeniz gerekmektedir. Bu tür uygulamalar vasıtasıyla veya yurt dışından bizlerle iletişim kurmanız halinde açık rızanızın bulunduğu anlaşılır (örneğin yurt dışı sunuculu e-posta adresinden bize e-posta göndermeniz halinde). Belirtmek isteriz ki, şirketimizin e-posta sunucuları Türkiye’de konumlandırılmıştır.
• Tedarikçi kartı oluşturulması süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilginiz (adınız, soyadınız, kimlik-vergi numaranız), iletişim bilginiz (e-posta adresiniz, telefon numaranız, adresiniz), hukuki işlem bilginiz (imzanız, kaşeniz, hizmet detaylarınız, şirket bilgileriniz) ve finans bilginiz (ödeme, fatura bilgileriniz, hizmet bilgileriniz, IBAN/hesap numarası bilgileriniz) işlenecektir. Bu bilgileri kurum kaynaklarından ve sizlerden/yetkilinizden elde etmekteyiz. Bu bilgileri iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması amacıyla özel hukuk tüzel kişisine (muhasebe ve iş sürekliliğinin sağlanması konusunda destek aldığımız yazılıma) aktarmaktayız. Bu bilgilerinizi m. 5/2-f kapsamında işlemekteyiz.
• Son olarak, işlenen kişisel verileriniz normal şartlarda aktarılmamakla birlikte, hukuki bir işlemin tesis edilmesi halinde (örneğin dava açılması, hukuki işlemlerle ilgili savunma yapılması gibi) hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşları (örneğin mahkeme ve yetkili kurumlar, vergi dairesi, otoriteler gibi) ile hukuk alanında hizmet aldığımız özel hukuk kişisine (avukat) aktarılabilir.

C. Veri İşleme Amacı Tablosu

Ç. İlgili Kişi Haklarına İlişkin Bilgilendirme

İlgili kişi olarak KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun bir şekilde tarafımıza iletebilirsiniz.

D. Veri Sorumlusunun Kimliği

Adı                 : Karslıoğlu Kırtasiye Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi

Adres              : Maltepe Mahallesi Yılanlı Ayazma Sokak No: 4/9 Zeytinburnu İstanbul

E-posta           : karslioglu@karslioglu.com.tr                   Bilgilerinize Saygılarımızla Sunarız.

KVKK

• Çerez Aydınlatma Metni
• İletişim Aydınlatma Metni
• Müşteri Aydınlatma Metni
• Müşteri Çalışanı Aydınlatma Metni
• Tedarikçi Çalışanı Aydınlatma Metni
• Tedarikçi Yetkilisi Aydınlatma Metni
• Veri Sorumlusuna Başvuru Formu